Convertir llamadas de reservas en citas del calendario

A quién le sirve. Restaurantes, clínicas, peluquerías y otros negocios que reciben reservas por teléfono y pierden llamadas cuando nadie lo coge.

Qué hicieron

Cuando Vapi termina una llamada, envía la transcripción a un webhook de n8n (un aviso automático entre programas) y un filtro deja pasar solo las llamadas terminadas. Un modelo Llama alojado en Groq convierte la transcripción en datos fijos: nombre, teléfono, correo, comensales, fecha, hora y peticiones, más un borrador de correo de confirmación. Después n8n crea el evento en Google Calendar, lo anota en Sheets y Supabase, y envía la confirmación por Gmail y por SMS con Twilio.

Cómo salió

Los autores no dan número de reservas ni resultados de pruebas. Estiman el coste en unos 60 a 100 $ al mes y defienden que se paga solo si se recupera una reserva perdida a la semana. Señalan el riesgo de reservas duplicadas como asunto abierto.

Conviene saber

Añade una comprobación de disponibilidad antes de crear el evento, o dos personas pueden quedarse con el mismo hueco. El coste ronda los 60 a 100 $ al mes, o entre 0,10 y 0,12 $ por minuto de llamada.

Qué necesitas

• Una cuenta de Vapi, el servicio que crea asistentes de voz que atienden llamadas, con un número de teléfono para el asistente
• Una cuenta de n8n, en su nube o instalada por ti
• Una clave de API de un modelo de IA (el caso usó Llama alojado en Groq)
• Google Calendar y Gmail, y una hoja de Google Sheets para anotar las reservas
• Opcional: una cuenta de Twilio, si quieres mandar la confirmación por SMS

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. En Vapi, crea el asistente de voz y dile qué debe preguntar: nombre, teléfono, correo, número de personas, fecha, hora y peticiones especiales.
2. Dale un número de teléfono y llama tú varias veces para probarlo.
3. En n8n, crea un flujo que empiece con un webhook (un aviso automático entre programas) y configura Vapi para mandarle la transcripción cuando termine cada llamada.
4. Añade un filtro para que solo pasen las llamadas terminadas.
5. Pasa la transcripción a la IA con el prompt de la ficha para sacar los datos en campos fijos y redactar el correo de confirmación.
6. Antes de crear nada, comprueba en Google Calendar que el hueco está libre. Si no lo está, avisa a una persona en vez de crear la reserva.
7. Crea el evento, anota la reserva en la hoja y envía la confirmación por correo, y por SMS si quieres.

Te paso la transcripción de una llamada de reserva: [transcripción]. Extrae el nombre, el teléfono, el correo, el número de personas, la fecha, la hora y las peticiones especiales. Si falta algún dato, escribe «falta» en lugar de suponerlo. Redacta también un correo corto de confirmación para el cliente. Habrás terminado cuando tengas los datos y el correo listos. Antes de dar la reserva por buena, comprueba en [calendario] que ese hueco está libre, y no envíes nada sin mi OK.

Consejos

• Haz llamadas de prueba difíciles: nombres raros, fechas ambiguas como «el sábado que viene» y clientes que cambian de idea a mitad de llamada.
• Al principio, haz que las confirmaciones te lleguen a ti y no al cliente, hasta que confíes en los datos.
• Guarda siempre la transcripción junto a la reserva. Si hay un error, sabrás qué dijo el cliente.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• clixlogix.com ↗
• n8n ↗

En el directorio desde el 3 de octubre de 2026.