Atender las llamadas de una clínica dental y gestionar citas

A quién le sirve. Clínicas dentales y de otras especialidades, fisios, peluquerías y cualquier consulta con citas que pierda llamadas o sufra ausencias.

Qué hicieron

El autor describe un sistema de seis piezas. Un agente de voz siempre activo gestiona reservas, cambios, cancelaciones, consulta de huecos y preguntas rutinarias, y las llamadas urgentes avisan al doctor por Telegram. Después las llamadas se analizan con GPT-4 y se guardan en un CRM (el programa de clientes) en Supabase, y las citas se sincronizan con Cal.com. Las automatizaciones corren en n8n alojado por ellos, con ElevenLabs y Vapi para la voz.

Cómo salió

Cuenta menos llamadas perdidas, una bajada medible de las ausencias a citas y reactivación automática de pacientes inactivos desde hace más de 90 días, pero no da cifras. En los comentarios dice que donde vive no hacía falta cumplir HIPAA (la ley de privacidad sanitaria de EE. UU.), y el cumplimiento fue la duda principal de los lectores.

Conviene saber

El punto delicado es el cumplimiento normativo: si lo copias para una clínica de EE. UU. tendrás que resolver antes la privacidad y la normativa sanitaria.

Qué necesitas

• Una cuenta en Vapi o en ElevenLabs para crear el agente de voz, con un número de teléfono
• Cal.com u otro calendario de citas, para que el agente consulte huecos y reserve
• Una cuenta de n8n (en la nube o instalado por ti) y una clave de un modelo de IA para analizar las llamadas
• Un CRM sencillo, el programa donde guardas a tus clientes, o una hoja de cálculo donde guardar cada llamada (el caso usa Supabase)
• Telegram, para avisar a la persona responsable cuando haya una urgencia

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Escribe qué debe hacer el agente: dar, cambiar y cancelar citas, mirar huecos libres y responder preguntas habituales sobre horarios, tratamientos y seguros.
2. Crea el agente de voz y dale un número de teléfono. Pega tus respuestas habituales para que no invente.
3. Conecta el calendario de citas para que el agente consulte huecos y reserve, cambie o cancele.
4. Define qué es una urgencia y haz que el agente avise por Telegram a la persona responsable en cuanto la detecte, con un resumen de la llamada.
5. En n8n, monta el flujo (la cadena de pasos automáticos) que, después de cada llamada, la analice con un modelo de IA y guarde los datos en tu CRM.
6. Opcional: añade un flujo que escriba a los pacientes que llevan mucho tiempo sin venir para animarlos a volver.
7. Haz una llamada de prueba y revisa los mensajes de confirmación antes de activarlo con pacientes reales.

Monta un asistente de voz para [nombre de la clínica dental] que conteste las llamadas, dé, cambie y cancele citas en [sistema de calendario], consulte los huecos libres y responda preguntas habituales sobre [horarios, tratamientos, seguros]. Que pase a una persona los casos de [urgencias o casos complejos]. Antes de enviar cualquier SMS o correo de confirmación, enséñame un ejemplo para que lo apruebe. Habrás terminado cuando me acompañes por una llamada de prueba.

Consejos

• Empieza con lo básico, el agente de voz y las citas, y añade el resto cuando eso funcione. Son muchas piezas para montar de golpe.
• Antes de nada, mira qué exige la normativa sanitaria y de protección de datos de tu país para grabar o transcribir llamadas de pacientes.
• Haz que las urgencias lleguen siempre a una persona de verdad. No las dejes en manos de la IA.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• r/AiAutomations en Reddit ↗
• r/nocode en Reddit ↗
• r/n8n en Reddit ↗
• r/AI_Agents en Reddit ↗
• r/Automate en Reddit ↗

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