Contestar consultas de WhatsApp fuera de horario y pasar los datos a un asesor

A quién le sirve. Consultorías, academias, clínicas y cualquier negocio que recibe preguntas por WhatsApp cuando ya ha cerrado.

Qué hicieron

Un desarrollador montó, como demostración para una consultoría de visados de estudio, un asistente que contesta en WhatsApp cuando nadie atiende. Responde solo con la información de la consultoría (servicios, países, documentos, oficinas). Si no la tiene, dice que un asesor lo confirmará. Va pidiendo, de una en una, el nombre, lo que necesita, el país y la hora para llamarle, y lo apunta en una tabla para el asesor. Si el cliente está enfadado o tiene una urgencia, guarda el aviso y le da el teléfono de la oficina. Está hecho con n8n y funciona en un servidor propio.

Cómo salió

No dan cifras de clientes ni de ventas: es una demo. La versión gratuita funcionó una semana sin coste. Después pasaron a un servidor mayor y a un modelo de pago. Contó cinco fallos reales: cuenta de Meta bloqueada, respuestas que no llegaban en la prueba de Twilio, un modelo retirado por Google, un filtro que bloqueaba su propio móvil y mensajes duplicados.

Conviene saber

Para la demo usó una herramienta que entra en WhatsApp como si fuera la versión web, y eso incumple las normas de WhatsApp. Un negocio real debe usar la API oficial de Meta, que exige verificar la empresa con días de antelación. El asistente no debe prometer visados ni inventar precios.

Qué necesitas

• n8n, en la nube o instalado en un servidor propio
• Un número de WhatsApp Business con la API oficial de Meta o un proveedor autorizado
• Una cuenta de un modelo de IA (hay opciones con plan gratuito para probar)
• Un documento con las respuestas reales de tu negocio
• Una hoja o tabla donde guardar los contactos

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Reúne en un documento servicios, documentos, horarios y direcciones. Es lo único que el asistente podrá usar.
2. Conecta tu WhatsApp Business a n8n para que cada mensaje nuevo active un flujo.
3. Filtra lo que no debe contestar: grupos, mensajes propios y mensajes vacíos.
4. Crea un agente de IA en n8n y pégale tus reglas y tu información. Pide que responda solo con eso.
5. Añade una acción que guarde nombre, necesidad, país y hora de llamada en una tabla, y que solo confirme al cliente cuando se haya guardado.
6. Pon un mensaje de reserva por si el modelo falla, para que el cliente nunca se quede sin respuesta.
7. Prueba con 15 o 20 preguntas reales, incluidas las incómodas sobre precios, antes de abrirlo a clientes.

Eres el asistente de WhatsApp de [nombre del negocio] fuera de horario. Responde SOLO con la información de abajo y nunca inventes precios, plazos ni garantías. Si no está en la información, di: «Un asesor te dará el detalle exacto». Escribe respuestas cortas, de 1 a 5 líneas, en el idioma del cliente. Tras responder a su primera pregunta, pídele de uno en uno: nombre, qué necesita, [dato clave de tu negocio] y mejor hora para llamarle. Cuando tengas nombre y necesidad, guarda los datos UNA vez y solo después confirma que un asesor le llamará. Si el cliente está enfadado, tiene una urgencia o pide hablar con una persona, apunta su nombre, márcalo como URGENTE y dale el teléfono [teléfono de la oficina]. No menciones herramientas ni sistemas. Información del negocio: [pega aquí servicios, documentos, horarios y oficinas]. Has terminado cuando el cliente tenga respuesta o sus datos estén guardados.

Consejos

• Empieza la verificación de empresa de Meta días antes de montar nada.
• Configura el aviso de mensajes nuevos en un solo sitio o recibirás cada mensaje dos veces.
• Guarda la memoria de la conversación en una base de datos, no en la memoria temporal, que se pierde al reiniciar.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• @shivansh_mishra_dev en DEV ↗

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