Generar facturas automáticamente a partir de una plantilla

A quién le sirve. Autónomos y pequeñas empresas que emiten unas cuantas facturas a la semana y quieren dejar de rellenarlas a mano.

Qué hicieron

El mensaje cuenta que la automatización se hizo en Make.com con Google Workspace. Saca los datos de la factura de una hoja de Google, rellena una plantilla de factura profesional, convierte el resultado a PDF, lo envía por correo al cliente de forma automática y actualiza el estado de la factura en la hoja. El autor dice que primero la hizo para él y que se ofrece a montarla o a enseñarla a otros.

Cómo salió

El resultado que cuenta es el tiempo ahorrado en la facturación manual y dice que le cambió la vida para enviar entre 5 y 10 facturas a la semana. El hilo no da cifras concretas, detalles de montaje ni límites más allá de eso.

Conviene saber

El hilo se queda en lo general: nombra las herramientas y los pasos, pero deja el montaje, la demostración y el coste para mensajes privados.

Qué necesitas

• Una cuenta de Make.com.
• Google Workspace, con Hojas de cálculo y Documentos.
• Una plantilla de factura que cumpla los requisitos legales de tu país, revisada por tu gestor.
• Una hoja con los datos de cada factura: cliente, conceptos, importes, fecha y estado.
• Los datos de contacto de tus clientes.

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Prepara en una hoja de cálculo una fila por factura, con cliente, conceptos, importes, fecha y estado.
2. Crea la plantilla de factura con los campos que se van a rellenar. Pide a tu gestor que revise que cumple los requisitos de tu país.
3. En Make.com, crea un escenario que arranque cuando haya una fila nueva o un trabajo terminado.
4. Haz que rellene la plantilla con los datos de la fila, la convierta a PDF y la guarde en una carpeta.
5. Prueba con una factura de ejemplo y revísala.
6. Añade el envío por correo al cliente y la actualización del estado de la factura en la hoja. Al principio, haz que el envío te llegue a ti.

Monta un escenario que cree una factura a partir de mi plantilla [enlace a la plantilla de Google Docs u hojas] cada vez que [disparador, por ejemplo una fila nueva en una hoja o un trabajo terminado]. Debe rellenar el nombre del cliente, los conceptos, los importes, el número de factura y la fecha de vencimiento, y guardar un PDF en [carpeta]. Pruébalo con una factura de ejemplo y enséñamela. Habrás terminado cuando esa prueba esté hecha. No envíes nada a ningún cliente hasta que yo lo apruebe.

Consejos

• El hilo nombra las herramientas y los pasos, pero deja el montaje y el coste para mensajes privados, así que esto es una guía general. Prueba con una factura de ejemplo antes de usarlo.
• Controla la numeración de las facturas. Tiene que ser única y ordenada.
• No pases al envío automático al cliente hasta que hayas revisado varias facturas de prueba.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• r/maketemplates en Reddit ↗

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