Enviar cada día un resumen de ClickUp a quien no tiene cuenta

A quién le sirve. Responsables de proyectos y equipos pequeños que gestionan tareas en ClickUp y tienen que informar cada día a clientes o jefes que no tienen cuenta.

Qué hicieron

Montaron ClickUp con una lista maestra de tareas, más listas de proyectos y de contactos, con los correos de las personas implicadas dentro de cada tarea y los contactos adecuados añadidos solos al elegir un proyecto. En Make, el flujo previsto se ejecutaba a las 6:00, listaba las tareas sin terminar, las recorría, las agrupaba por proyecto con un agregador de texto y enviaba un correo resumen al campo de correo de las personas del proyecto. La persona probó a mano los resultados y el formato del correo.

Cómo salió

La primera versión falló porque el agregador cogía objetos enteros de ClickUp y el correo salió como código JSON en lugar de campos de tarea. Los comentaristas dijeron que la solución era asignar campos individuales y agrupar por nombre de proyecto. No se dio un resultado final ni cifras.

Conviene saber

Un consejo práctico del hilo: antes de activar los envíos reales, prueba escribiendo el asunto, los destinatarios y el cuerpo generados en Google Sheets o en un almacén de datos de Make.

Qué necesitas

• Make, la herramienta que conecta aplicaciones entre sí, con una cuenta
• ClickUp con una lista de tareas y, en cada tarea o proyecto, el campo con el correo de las personas implicadas
• Una cuenta de correo conectada a Make para enviar el resumen
• Opcional: Google Sheets, para probar el texto antes de enviarlo

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. En ClickUp, comprueba que cada tarea tiene su proyecto y los correos de quienes deben recibir el resumen.
2. En Make, crea un escenario con una programación diaria a la hora que prefieras.
3. Añade un módulo que liste las tareas sin terminar de tu lista, o solo las próximas a vencer, las cambiadas o las bloqueadas.
4. Recorre las tareas una a una y agrúpalas por nombre de proyecto con un agregador de texto, usando campos sueltos (nombre, estado, fecha) y no la tarea entera.
5. Prepara el cuerpo del correo con un formato sencillo, una línea por tarea.
6. Antes de enviar a nadie, escribe asunto, destinatarios y cuerpo en una hoja de Google o en un almacén de datos de Make y revisa cómo queda.
7. Mándate el primer resumen a ti y, cuando salga bien, activa el envío real a las personas del proyecto.

Monta un escenario que se ejecute cada día a las [hora] y saque las tareas de mi [espacio o lista] de ClickUp que estén [próximas a vencer, cambiadas o bloqueadas]. Dales formato de resumen por correo y envíalo a [correos de las personas implicadas] que no tienen cuenta de ClickUp. Habrás terminado cuando te haya llegado a mí un resumen de prueba. No lo mandes a esas personas hasta que yo lo apruebe.

Consejos

• Si el correo sale con código o símbolos raros, estás pasando la tarea entera. Asigna los campos uno por uno.
• Pregunta a cada persona si quiere el resumen y con qué frecuencia. Un resumen diario que nadie lee acaba ignorado.
• Incluye al final una forma de pedir cambios o dejar de recibirlo.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• r/Make en Reddit ↗

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