Crear pedidos a proveedores y vigilar pagos pendientes cada noche

A quién le sirve. Constructoras, talleres, tiendas y pequeñas empresas que compran materiales a proveedores, llevan presupuestos en una hoja de cálculo y quieren tener los costes y los pagos al día sin hacerlo cada noche a mano.

Qué hicieron

Se configuró una automatización en Make.com para preparar pedidos de compra y otras tareas. Cada noche revisa por sí sola las cuentas por pagar y actualiza en tiempo real las fórmulas de presupuestos usando los costes pagados más recientes de materiales como las tablas de tarima o los clavos.

Qué necesitas

• Una cuenta en Make, la herramienta para encadenar aplicaciones en automatizaciones
• Tu hoja de presupuestos con fórmulas que usan los costes de los materiales
• Una fuente de precios de proveedores, como una hoja de cálculo o un correo
• Tu herramienta de contabilidad, de donde leer los pagos pendientes
• Una cuenta de correo para recibir el resumen

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Escribe lo que quieres que haga cada noche: leer los precios nuevos de proveedores, actualizar los costes de tu hoja de presupuestos y listar los pagos pendientes que venzan pronto.
2. En Make crea un escenario, que es la automatización completa, y prográmalo para ejecutarse cada noche.
3. Conecta tu hoja de cálculo, tu correo y tu herramienta de contabilidad con tus cuentas.
4. Añade los pasos: leer los precios, actualizar la hoja de presupuestos, consultar los pagos pendientes y crear los pedidos de compra como borradores.
5. Haz que al final te llegue un resumen por correo con todo lo que ha hecho.
6. Haz una ejecución de prueba a mano, con una copia de tu hoja, y revisa el resumen.
7. Activa la programación nocturna y revisa los resúmenes los primeros días.

Crea un escenario que se ejecute cada noche para [nombre del negocio]. Debe leer las actualizaciones de precios de proveedores desde [origen, por ejemplo una hoja de cálculo o un correo], actualizar los costes de materiales en mi hoja de presupuestos [nombre de la hoja] y listar los pagos pendientes de [herramienta de contabilidad] que venzan en [número] días. Crea los pedidos de compra solo como borradores y envíame un resumen. Habrás terminado cuando una ejecución de prueba me llegue en forma de resumen. No envíes ningún pedido a un proveedor hasta que yo lo apruebe.

Consejos

• Los pedidos tienen que salir solo como borradores. No envíes nada a un proveedor hasta que lo apruebes.
• Prueba siempre con una copia de la hoja de presupuestos, para no estropear la buena.
• Compara los primeros resúmenes con una factura real para ver que los precios coinciden.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• @jbuesking en X ↗

En el directorio desde el 14 de octubre de 2026.