Etiquetar correos del colegio y redactar respuestas a otras familias

A quién le sirve. Madres y padres con muchos correos del colegio y de otras familias, y cualquiera que quiera un resumen diario de una carpeta concreta de su correo.

Qué hicieron

Creó en Gmail una etiqueta, "School + Parent", que reúne sola el correo de profesores, administración del colegio y contactos de la asociación de familias. Un agente basado en GPT, conectado mediante Gmail y ChatGPT, revisa esa carpeta una vez al día y escribe un resumen matinal con los puntos clave, los plazos y las respuestas pendientes. Redacta respuestas a peticiones rutinarias, que ella edita y envía. Pregunta antes de añadir eventos al calendario.

Cómo salió

Dice que ya no se le pasan eventos ni contesta tarde, y que su bandeja le resulta manejable. La fuente no da resultados medidos, como el tiempo ahorrado.

Conviene saber

El agente se construye con un filtro de Gmail más un agente basado en ChatGPT. Las respuestas se redactan según las preferencias que ella indicó, y las edita una a una antes de enviarlas.

Qué necesitas

• Una cuenta de Gmail
• Una cuenta de ChatGPT de un plan que permita conectar Gmail y programar tareas
• Los remitentes del colegio: dominios, nombres de profesores y de la asociación de familias
• Tus preferencias para las respuestas: cómo saludas, cómo firmas y qué tono usas
• Tu calendario, si quieres que te proponga eventos

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. En Gmail, crea una etiqueta, por ejemplo «Colegio y familias», y un filtro que la aplique solo a los correos de los dominios y remitentes del colegio y de la asociación de familias.
2. Conecta Gmail a ChatGPT.
3. Escribe tus preferencias de respuesta: tono, saludo, firma y qué tipo de peticiones puede contestar.
4. Pega el prompt de la ficha con los remitentes y las etiquetas. Pide que revise la carpeta una vez al día y te deje un resumen matinal con puntos clave, plazos y respuestas pendientes.
5. Pide borradores de respuesta para las peticiones rutinarias. Quedan sin enviar, para que los edites tú.
6. Indica que pregunte antes de añadir cualquier fecha a tu calendario.
7. Prueba con tus últimos correos y ajusta el filtro y las preferencias hasta que no se escape nada.

Prepara un asistente que vigile mi bandeja de entrada en busca de correos de [dominios del colegio o nombres de remitentes] y de otras familias, y los etiquete con [etiquetas, por ejemplo Colegio, Actividades, Autorizaciones]. Por cada uno que necesite respuesta, escribe un borrador con mi voz y déjalo para que yo lo edite y lo envíe. Si un correo menciona una fecha o un evento, pregúntame antes de añadirlo a mi calendario. Habrás terminado cuando el etiquetado y los borradores funcionen con mis últimos [número] correos.

Consejos

• Edita cada borrador antes de enviarlo. Las respuestas salen en tu nombre.
• Revisa el filtro de Gmail de vez en cuando. Si el colegio cambia de dirección de envío, el correo no entrará en la carpeta.
• No dejes que conteste temas delicados, como salud o conflictos. Esos son para ti.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• chiefhouseholdofficer en Substack ↗

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