Automatizar seguimientos y stock de un distribuidor de alimentos

A quién le sirve. Distribuidores, mayoristas y comercios que llevan el stock y los clientes en Excel y pierden ventas por no hacer seguimiento a tiempo.

Qué hicieron

Partieron de un mayorista que funcionaba con Excel, llamadas, mensajes, correos y seguimientos manuales. Encadenaron agentes sencillos: sacar negocios locales de Google Maps por código postal, generar textos de correo en frío segmentados a partir de ejemplos de transcripciones de YouTube, buscar y verificar correos con Apollo, Apify y Million Verifier, enviar campañas desde buzones calentados en Aerosend y Smartlead, y avisar de reposiciones de stock a partir de reglas y del historial de ventas. Una persona seguía aprobando las compras.

Cómo salió

En 4 meses, los ingresos mensuales subieron de unos 22.000 a 45.000 dólares, los contactos abordados pasaron de unos 120 a más de 1.500, los contactos locales verificados a unos 900 al mes y los clientes nuevos de 3 o 4 a 12 o 15 al mes. La parte de stock fue básica a propósito, con reglas y el ritmo de ventas histórico, no una optimización avanzada.

Conviene saber

Dicen que la automatización funcionó mejor porque las herramientas tenían buenas APIs, y que la primera versión del sistema de reposición era de reglas simples con aprobación humana, no un comprador totalmente autónomo.

Qué necesitas

• Tu archivo de Excel o tu hoja de Google, con el stock y los pedidos de clientes ordenados en columnas
• Una herramienta para automatizar, como n8n o Make, o un chat con IA si vas a empezar a mano
• Una regla de reposición por producto: a partir de qué cantidad hay que reponer
• Un correo desde el que revisar los borradores de seguimiento
• Alguien que apruebe las compras

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. El autor encadenó varios agentes propios; aquí empezamos por lo más sencillo, el stock y los seguimientos. Ordena tu Excel con una hoja de stock por producto y otra con los pedidos de cada cliente y sus fechas.
2. Define una regla simple de reposición por producto: por debajo de qué cantidad avisar, teniendo en cuenta el ritmo de ventas de los últimos meses.
3. Monta un proceso automático, o pide a un chat que lo haga contigo, que lea el archivo cada día o cada semana y marque los artículos por debajo del umbral.
4. Haz que te envíe la lista de alertas de stock. Las compras las apruebas tú.
5. Añade un segundo paso que detecte a los clientes que llevan más de cierto número de días sin pedir y redacte un correo de seguimiento para cada uno.
6. Guarda los correos como borradores, léelos y envíalos tú. Prueba antes con una ejecución de ejemplo y ajusta umbrales y textos.
7. Opcional: cuando eso funcione, añade la captación de clientes nuevos con herramientas de datos y de envío de correo, como las que usa el caso (Apollo, Smartlead y otras).

Monta un flujo para mi [tipo de negocio] que lea [archivo de Excel] con los niveles de stock y los pedidos de clientes, marque los artículos por debajo de [umbral] y redacte correos de seguimiento para los clientes que no han vuelto a pedir en [número] días. Guarda los borradores para mi revisión y no los envíes nunca automáticamente. Habrás terminado cuando una ejecución de prueba produzca una lista de alertas de stock y un lote de correos redactados.

Consejos

• Empieza con reglas simples y aprobación humana, como el sistema de reposición del caso. Un comprador totalmente autónomo es otra historia.
• Las herramientas con buenas conexiones (API) hicieron que funcionara mejor. Antes de elegir una, mira si se conecta con las que ya usas.
• Para escribir a negocios que no te conocen, mira la normativa de tu país sobre correo comercial y protección de datos, y ofrece una forma fácil de darse de baja.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• r/AI_Agents en Reddit ↗

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