Coordinar reuniones por correo a partir de peticiones reenviadas

A quién le sirve. Profesionales y pequeños equipos que cuadran reuniones por correo a diario y prefieren que la IA haga el ir y venir de horas.

Qué hicieron

El usuario reenvía los correos con peticiones de reunión a una bandeja de Gmail con etiqueta, o la crea. El agente se encarga desde ahí: escribe a los destinatarios para proponer y acordar horas, y añade un enlace de Zoom al evento del calendario cuando hace falta. Lo construyó y fue puliéndolo durante meses, y luego lo publicó como código abierto. Una persona sigue iniciando el proceso al reenviar el correo.

Cómo salió

Funciona en los casos de una sola persona que describe, tras varias iteraciones con Dots de OpenAI. La coordinación de grupos sigue sin probarse y las ejecuciones con Codex dieron problemas.

Conviene saber

Hicieron falta meses de iteraciones hasta que se estabilizó.

Qué necesitas

• Una cuenta de Gmail y un calendario; el caso usa Google Calendar.
• Una etiqueta o bandeja aparte de Gmail a la que reenviarás las peticiones de reunión.
• Una herramienta que lea esa bandeja, escriba correos y cree eventos: una de automatización como n8n o Make, o un agente de IA con acceso a tu correo y a tu calendario.
• Tu cuenta de Zoom, si quieres añadir el enlace a los eventos.
• Tus reglas de agenda: horario laboral, zona horaria y duración de las reuniones.

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Crea en Gmail una etiqueta o una bandeja aparte para las peticiones de reunión. Tú reenviarás ahí los correos que quieras que gestione el agente.
2. Escribe tus reglas de agenda: horario laboral, zona horaria y duración de cada reunión.
3. Monta el agente o el flujo para que lea esa bandeja y escriba a la otra persona proponiendo horas que encajen con tu calendario.
4. Cuando se acuerde una hora, que cree el evento en tu calendario con el enlace de videollamada y envíe la invitación.
5. Al empezar, haz que te enseñe cada correo antes de enviarlo.
6. Prueba solo con reuniones entre dos personas. Apunta cada fallo y mejora las instrucciones.
7. Cuando pase semanas sin errores, valora dejar que envíe solo los correos más sencillos.

Cuando te reenvíe un correo pidiendo una reunión, escribe a la otra persona para encontrar una hora que encaje con mi calendario, dentro de [horario laboral y zona horaria]. Cuando se acuerde una hora, añádela a mi calendario de [Google] con un enlace de [Zoom] y envía la invitación. Enséñame cada correo antes de enviarlo. Habrás terminado cuando la reunión esté en mi calendario.

Consejos

• Empieza solo con reuniones de dos personas: la coordinación de grupos no se ha probado en este caso.
• Que te enseñe cada correo antes de enviarlo evita malentendidos con quien recibe mensajes en tu nombre.
• Cuenta con semanas de ajustes. Al autor le hicieron falta meses de iteraciones hasta que se estabilizó.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• @edsoehnel en X ↗

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