Validar facturas contra el inventario y crear pedidos de compra

A quién le sirve. Pymes que reciben decenas de facturas de proveedores por correo y las tramitan a mano, con un inventario en una hoja de cálculo.

Qué hicieron

Un flujo de n8n de 23 nodos vigila el Gmail del cliente en busca de correos con facturas, saca los PDF adjuntos y los envía al modelo de visión de OpenAI para extraer proveedor, importe, artículos y fechas. Comprueba los datos contra un inventario en Google Sheets. Si los artículos coinciden y los importes parecen razonables, crea un pedido de compra en el ERP (el programa de gestión de la empresa), avisa por Slack y responde al remitente.

Cómo salió

El cliente pasó de gestionar a mano de 40 a 50 facturas a la semana a tramitar solas cerca del 90 %, con un ahorro de unas 8 a 10 horas semanales. El autor lo construyó en 3 días, sobre todo resolviendo casos raros, y formó al responsable de operaciones en unas 2 horas.

Conviene saber

n8n cuenta cada nodo ejecutado como una ejecución, así que cada factura gasta unas 23. Con 200 facturas al mes, el autor dice que el plan Pro es el mínimo.

Qué necesitas

• Una cuenta de n8n, en su nube o instalada por ti
• Un Gmail donde lleguen las facturas, con los PDF adjuntos
• Un modelo de IA que lea imágenes y PDF, con su clave de API
• Una hoja de Google Sheets con tu inventario: artículos y precios habituales
• Un ERP (el programa de gestión de tu empresa) o una hoja de pedidos donde crear los pedidos de compra

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Prepara el inventario en Google Sheets con los artículos y sus precios habituales.
2. En n8n, crea un flujo que vigile el Gmail de las facturas y saque los PDF adjuntos.
3. Envía cada PDF al modelo de visión de IA para extraer proveedor, importe, artículos y fechas, con el prompt de la ficha.
4. Compara los datos con el inventario: si cada artículo existe y los importes parecen razonables.
5. Si todo cuadra, crea el pedido de compra en el ERP, avisa por Slack y responde al remitente.
6. Si algo no cuadra, no tramites nada: avisa a una persona con la factura y el motivo de la duda.
7. Prueba con facturas reales, incluidas las raras, antes de dejarlo funcionando.

Te paso el texto de una factura de proveedor: [texto de la factura] y mi inventario: [tabla del inventario]. Extrae proveedor, fecha, artículos con cantidad e importe, y total. Comprueba si cada artículo existe en el inventario y si el precio se parece al habitual, y señala lo que no cuadre. Habrás terminado cuando tengas una tabla con cada línea marcada como correcta o dudosa. No crees ningún pedido de compra ni respondas al proveedor: las dudosas las reviso yo.

Consejos

• Empieza sin crear pedidos reales: que el flujo solo marque cada factura como correcta o dudosa y te avise.
• Dedica tiempo a los casos raros, como facturas de varias páginas, abonos o importes en otra moneda. Ahí se va la mayor parte del trabajo.
• Mira cómo cuenta tu plan de n8n las ejecuciones antes de procesar muchas facturas al mes.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• @nova_gg en DEV ↗

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