Enviar recordatorios de facturas vencidas con el tono adecuado

A quién le sirve. Pequeñas empresas y autónomos que reclaman las facturas vencidas a mano y quieren que los recordatorios salgan a tiempo y con el tono adecuado.

Qué hicieron

El autor ejecutó n8n en local con Docker y montó un agente de IA activado por chat que usa Gemini (gemini-2.0-flash-lite) con memoria sencilla. Tiene dos herramientas: leer una tabla de datos con las facturas y enviar correos con Gmail SMTP. El prompt le indica que filtre las filas vencidas, con saldo positivo y en estado Pendiente, que se salte las ya marcadas como Recordadas y que suavice o endurezca el tono según los días de retraso.

Cómo salió

La fuente describe el flujo terminado, que se lanza con una orden en el chat y devuelve un resumen en JSON de los correos enviados. No da resultados de pruebas, cifras ni ejemplos de salida.

Conviene saber

Enviar con Gmail necesita una contraseña de aplicación, y el agente filtra él mismo las filas tras leer la tabla entera. La fuente no menciona que cambie el estado a Recordada tras enviar.

Qué necesitas

• n8n, en la nube o instalado por ti; el autor lo ejecutó en su ordenador con Docker, un programa que ejecuta aplicaciones en cajas aisladas.
• Una tabla con tus facturas: cliente, correo, importe, vencimiento, saldo y estado.
• Una cuenta de Gmail con contraseña de aplicación para enviar los correos.
• Un modelo de IA conectado a n8n; el autor usó Gemini.
• Un rato antes de cada envío para aprobar la lista y los borradores.

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Prepara una tabla con tus facturas: cliente, correo, importe, fecha de vencimiento, saldo y estado, por ejemplo Pendiente o Recordada.
2. Instala n8n o abre una cuenta en su versión en la nube.
3. Crea un agente de IA que tenga dos herramientas: leer la tabla de facturas y enviar correos con Gmail.
4. Crea en tu cuenta de Google una contraseña de aplicación y úsala en n8n para enviar los correos.
5. Pega el prompt de esta ficha: que localice las facturas vencidas con saldo pendiente, se salte las ya recordadas y use un tono amable o firme según los días de retraso.
6. Antes de enviar, haz que te enseñe la lista de destinatarios y los borradores, y apruébalos tú.
7. Después de cada envío, haz que cambie el estado de la factura a Recordada para no repetirlo.

Monta un flujo en n8n que se ejecute cada [día o semana], lea las facturas de [herramienta de contabilidad u hoja de cálculo] y localice las vencidas. Para cada una, redacta un correo de recordatorio amable si lleva menos de [número] días de retraso y más firme a partir de ahí, y salta a los clientes que ya recibieron un aviso en los últimos [número] días. Anota cada recordatorio en [hoja o base de datos]. Antes de enviar ningún correo, enséñame la lista de destinatarios y el texto de los borradores para que los apruebe.

Consejos

• Marca la factura como Recordada tras enviar el aviso. La fuente no lo menciona y es lo que evita mensajes duplicados.
• Comprueba tu tabla antes de enviar: un recordatorio a un cliente que ya pagó da mala imagen.
• Reserva el tono firme para retrasos largos, y empieza siempre con uno amable.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• @canankorkut en DEV ↗

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