Tramitar facturas de proveedores de Gmail hasta su aprobación y pago

A quién le sirve. Empresas con muchas facturas de proveedores y alguien técnico, o un informático de confianza, que pueda montar la infraestructura. Para volúmenes pequeños hay vías más sencillas.

Qué hicieron

Es la primera parte de una serie de tres y solo cubre la infraestructura. El autor ejecuta n8n en modo cola con PostgreSQL y Redis en Docker, además de un worker (un proceso que hace el trabajo pesado). Prepara tablas de proveedores, facturas y un registro de auditoría, junto con las credenciales de Gmail, OpenAI, Postgres y Slack. El flujo previsto es: Gmail, lectura del PDF por OCR, extracción con IA, comprobación de duplicados y proveedores, clasificación, aprobación, asiento contable y pago.

Cómo salió

Todavía no hay resultados ni cifras. El artículo termina con el sistema en marcha y el esquema de datos listo. Los pasos de extracción, validación, aprobación y contabilidad quedan para las partes 2 y 3.

Conviene saber

El modo cola puede reintentar trabajos atascados, así que cada paso debe poder repetirse sin causar daño. Por eso importa detectar duplicados y hacer copia de la clave de cifrado de n8n.

Qué necesitas

• Un servidor o un ordenador donde ejecutar n8n con Docker (una forma de ejecutar programas en cajas aisladas), PostgreSQL y Redis (dos tipos de base de datos)
• Cuentas y claves de acceso de Gmail, OpenAI, Postgres y Slack
• Tablas de proveedores, facturas y un registro de auditoría
• Una persona que apruebe las facturas de más de un importe

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Instala n8n en modo cola, que reparte el trabajo en una cola, con PostgreSQL y Redis en Docker, además de un worker, que es el proceso que hace el trabajo pesado.
2. Crea las tablas de proveedores, facturas y registro de auditoría, y prepara las credenciales de Gmail, OpenAI, Postgres y Slack.
3. Monta el flujo que vigile una etiqueta de Gmail, lea el PDF con reconocimiento de texto (OCR) y extraiga con IA proveedor, importe, vencimiento y número de factura.
4. Añade la comprobación de duplicados y de si el proveedor es conocido.
5. Envía las facturas de más de cierto importe a la persona que aprueba.
6. Prueba con una factura de prueba hasta el paso de aprobación. No crees asientos ni programes pagos hasta validar todo.
7. Haz copia de la clave de cifrado de n8n.

Monta un flujo en n8n que vigile la etiqueta [facturas] de Gmail, extraiga de cada factura de proveedor el proveedor, el importe, la fecha de vencimiento y el número de factura, y compruebe si hay duplicados y si el proveedor es conocido en [mi hoja de proveedores]. Las facturas de más de [importe] deben ir a [persona que aprueba] para su aprobación. Habrás terminado cuando una factura de prueba llegue al paso de aprobación. Detente antes de crear ningún asiento contable o programar ningún pago y enséñame los detalles.

Consejos

• Diseña cada paso para que se pueda repetir sin causar daño. El modo cola puede reintentar trabajos atascados.
• Detecta duplicados. Un reintento no debe acabar en dos pagos.
• No automatices el pago al principio y haz que lo confirme una persona.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• @beulahdaizy en Medium ↗

En el directorio desde el 3 de octubre de 2026.