Convertir facturas recibidas por correo en un panel financiero

A quién le sirve. Autónomos y pequeños negocios que reciben facturas por correo y quieren ver en una hoja cuánto ingresan, cuánto gastan y en qué.

Qué hicieron

El flujo vigila Gmail en busca de correos con facturas y usa IA para clasificar cada una como gasto o ingreso y sacar proveedor, importe, fecha, descripción y categoría. Guarda esos datos ordenados en Google Sheets, y la propia hoja alimenta un panel en tiempo real con totales, beneficio neto y desglose por categorías. El mensaje original no describe ningún paso de revisión manual.

Cómo salió

El resultado que se declara es un panel financiero en tiempo real con el total de ingresos, el total de gastos, el beneficio neto y el gasto por categoría. No dan métricas, tasas de error ni tiempo ahorrado.

Conviene saber

La fuente es muy general: explica el flujo y lo que muestra el panel, pero no da plantilla, coste de uso ni tiempo de montaje. Revisa los importes antes de fiarte de los totales.

Qué necesitas

• Una cuenta de n8n, en su nube o instalada por ti
• Gmail, con las facturas llegando a una etiqueta
• Una clave de API de un modelo de IA
• Una hoja de Google Sheets con columnas para tipo, proveedor, importe, fecha, descripción y categoría
• Tu lista de categorías de gasto

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Crea la hoja de Google Sheets con una columna para cada dato: tipo (gasto o ingreso), proveedor, importe, fecha, descripción y categoría.
2. En Gmail, crea una etiqueta para las facturas y un filtro que la ponga a los correos que las traen.
3. En n8n, crea un flujo que vigile esa etiqueta y recoja cada correo nuevo.
4. Pasa el texto de cada factura a la IA con el prompt de la ficha. Si las facturas llegan en PDF, añade antes un paso que saque el texto del PDF.
5. Guarda cada resultado como una fila nueva en la hoja.
6. En la misma hoja, crea un panel con los totales de ingresos y gastos, el beneficio neto y el gasto por categoría, con fórmulas o gráficos.
7. Añade una columna «revisado» y repasa cada fila los primeros días, sobre todo los importes.

Te paso el texto de una factura recibida por correo: [texto de la factura]. Dime si es un gasto o un ingreso y extrae proveedor, importe con y sin impuestos, fecha, descripción breve y categoría entre estas: [lista de categorías]. Si algún dato no aparece, escribe «no consta» en vez de suponerlo. Habrás terminado cuando devuelvas una fila lista para pegar en mi hoja de cálculo. No muevas dinero ni envíes ningún correo.

Consejos

• Revisa los importes antes de fiarte de los totales: un decimal mal leído descuadra todo el panel.
• Cierra la lista de categorías en el prompt para que la IA no invente categorías nuevas.
• Guarda también el enlace al correo original de cada factura, para volver a él si algo no cuadra.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• r/n8n en Reddit ↗

En el directorio desde el 5 de octubre de 2026.