Llevar el correo rutinario y los recordatorios con un asistente n8n

A quién le sirve. Autónomos y directivos que reciben muchos correos rutinarios y quieren que un asistente los clasifique, redacte respuestas cortas y les recuerde lo que esperan de otros.

Qué hicieron

El autor montó un flujo de n8n en el que un webhook (un aviso automático entre programas) alimenta un bloque de OpenAI GPT-4 que reparte las peticiones entre ramas de correo, calendario o tareas. Los bloques de Gmail buscan el correo sin leer, y el modelo redacta respuestas cortas o marca NEEDS_HUMAN_REVIEW. Etiqueta los correos, manda los urgentes a Slack y sigue las tareas que esperan a otras personas, enviando recordatorios y escalando.

Cómo salió

El autor dice que resuelve cerca del 70 % de las tareas rutinarias de correo, y cerca del 80 % tras dos meses de ajustes. Las primeras versiones escribieron a su madre sobre planes de cena e intentaron fijar reuniones a las 2 de la madrugada.

Conviene saber

Añade controles de seguridad como no enviar nada entre las 22:00 y las 8:00, pedir aprobación en correos con ciertas palabras y proteger el webhook con autenticación. El autor calcula de 20 a 30 $ al mes en llamadas a la API.

Qué necesitas

• Una cuenta de n8n, en la nube o instalada por tu cuenta
• Tu cuenta de Gmail conectada a n8n
• Una clave de la API de OpenAI (el modelo GPT-4 redacta las respuestas), con saldo de pago
• Opcional: Slack, si quieres avisos de los correos urgentes
• Una lista de tus tipos de correo rutinario, como citas, recibos y preguntas sencillas

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Haz una lista de los tipos de correo rutinario que quieres delegar, como citas, recibos o preguntas sencillas.
2. En n8n, crea un flujo que busque tus correos sin leer en Gmail.
3. Pasa cada correo al modelo de OpenAI con instrucciones claras para repartirlo entre responder, calendario, tarea o revisión humana. Que marque para revisión humana lo que no sepa resolver.
4. Haz que el flujo etiquete los correos y mande los urgentes a Slack.
5. Añade el seguimiento: guarda los correos en los que esperas respuesta y manda un recordatorio pasados unos días.
6. Pon controles de seguridad: no enviar nada entre las 22:00 y las 8:00, pedir aprobación en correos con ciertas palabras y proteger el webhook (el aviso automático que activa el flujo) con autenticación.
7. Empieza dejando todo en borradores y prueba con una semana de correos de ejemplo antes de activar los envíos.

Monta en n8n un asistente personal para mi correo [dirección de correo] que clasifique el correo entrante, redacte respuestas para [tipos rutinarios, por ejemplo citas, recibos y preguntas sencillas] y haga seguimiento de los correos en los que espero respuesta de alguien. Debe recordármelo pasados [número] días sin respuesta. Que solo guarde borradores y nunca envíe un correo sin enseñarme antes el texto. Habrás terminado cuando maneje bien una semana de correos de ejemplo.

Consejos

• No actives el envío automático hasta haber revisado muchos borradores. Las primeras versiones del autor cometieron fallos muy visibles.
• Define palabras que obliguen a pedirte aprobación, como dinero, contratos o quejas.
• Ajusta las instrucciones con los fallos que veas. Al autor le llevó dos meses afinarlas.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• @nova_gg en DEV ↗

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