Dar la bienvenida a clientes con un PDF de calendario y recordatorios

A quién le sirve. Entrenadores personales, academias, clínicas y servicios con sesiones programadas que quieren enviar a cada cliente su calendario y sus recordatorios sin hacerlo a mano.

Qué hicieron

Montaron dos flujos de n8n alrededor de una hoja de Google. El primero se activa cuando una nueva reserva se marca para incorporación: recoge las próximas sesiones de ese cliente, crea un documento temporal de Google, lo convierte en un PDF personalizado, envía por correo el paquete de bienvenida con el entrenador en copia y actualiza la hoja para que no se reenvíe. El segundo, a las 8 de la mañana, busca sesiones dentro de 30 o 7 días y repite el proceso de PDF y correo como recordatorio.

Cómo salió

Cada cliente recibe automáticamente su paquete de bienvenida y los recordatorios a 30 y 7 días sin envíos manuales. El autor dice que funciona bien, pero no da métricas y cree que algunas partes podrían estructurarse mejor.

Conviene saber

La pega principal es el proceso del archivo temporal: crea un documento de Google, lo convierte, lo adjunta y lo borra después para que Drive no se llene.

Qué necesitas

• Una cuenta de n8n (en la nube, de pago, o instalado por ti)
• Una hoja de Google con las reservas: cliente, correo, fecha de cada sesión y estado de incorporación
• Una plantilla de documento de Google con el calendario del cliente y huecos para sus datos
• Una cuenta de correo desde la que enviar, conectada a n8n
• Los días de recordatorio que quieres (el caso usa 30 y 7 días antes)

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Prepara la hoja con una fila por sesión: cliente, correo, fecha y una columna de estado.
2. Crea una plantilla de documento de Google con el calendario y huecos para el nombre y las fechas.
3. En n8n, crea el primer flujo (una cadena de pasos automáticos): se activa cuando una reserva se marca para incorporación y recoge las próximas sesiones de ese cliente.
4. Haz que copie la plantilla en un documento temporal, rellene los datos y lo convierta en PDF.
5. Envía el PDF por correo con un mensaje de bienvenida, con copia al entrenador o responsable, y actualiza la hoja para que no se reenvíe.
6. Borra el documento temporal al terminar para que tu Drive no se llene.
7. Crea el segundo flujo: cada mañana busca sesiones a 30 o 7 días y repite el proceso como recordatorio. Prueba ambos con una fila de ejemplo enviada a tu correo.

Crea un flujo en n8n que se active al añadirse una fila nueva a mi hoja de Google [nombre de la hoja] con nombre del cliente, correo y [datos del programa]. Genera un PDF con el calendario de entrenamiento a partir de una plantilla, envíaselo al cliente con un mensaje de bienvenida corto, programa correos de recordatorio para [días] y borra después el PDF temporal. Antes de activarlo con clientes reales, pruébalo con una fila de ejemplo enviada a mi propio correo.

Consejos

• Pon una columna de estado que el flujo actualice. Es lo que evita enviar dos veces el mismo correo.
• Prueba siempre con tu propio correo antes de activarlo con clientes reales.
• El autor cree que parte del flujo se podría estructurar mejor. Empieza simple y límpialo cuando funcione.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• r/n8n en Reddit ↗

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