Crear recibos de un restaurante con reparto automáticamente con n8n

A quién le sirve. Restaurantes con reparto y cualquier negocio que genere cada día muchos documentos iguales: recibos, albaranes o confirmaciones de pedido.

Qué hicieron

Un restaurante con reparto hacía cada recibo contable a mano en una plantilla de Excel. Ahora el sistema de pedidos avisa a n8n con un webhook (un aviso automático entre dos programas), n8n recoge líneas, precios, descuentos y dirección, y un script de Python genera el recibo en PDF, con el importe también en letras. El PDF se guarda en Google Drive y se apunta en una hoja de Google Sheets. A las 19:30 otro flujo envía por correo, en un solo mensaje, los recibos del día que aún no se habían mandado.

Cómo salió

Cada recibo pasó de varios minutos de trabajo manual a unos dos segundos, según el autor. Ya no se teclea nada y no se olvidan ni se duplican recibos. Todos están en un mismo sitio y se pueden buscar. Lleva funcionando a diario desde junio de 2026.

Conviene saber

El autor es quien lo montó y vende estos servicios. No da cifras de ahorro en dinero. Evita duplicados con una comprobación de avisos repetidos, y borra los recibos al cumplirse los tres años de conservación; revisa qué plazo exige tu país.

Qué necesitas

• Una cuenta de n8n, en la nube o instalado
• Un sistema de pedidos que pueda avisar por webhook
• Google Drive y Google Sheets
• Alguien que sepa montar una plantilla de PDF

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Anota los datos que lleva tu recibo: líneas, precios, descuentos, dirección y total.
2. En n8n crea un flujo que empiece cuando tu sistema de pedidos envíe un aviso con cada pedido nuevo.
3. Haz que recoja los datos completos del pedido.
4. Genera el recibo en PDF con una plantilla fija y guárdalo en una carpeta de Google Drive.
5. Añade una fila por recibo en una hoja de Google Sheets.
6. Crea un segundo flujo programado que, a una hora fija, reúna los recibos aún no enviados y los mande en un solo correo.
7. Marca los recibos como enviados solo cuando el correo haya salido.

Eres un asistente administrativo de un restaurante con reparto. Con los datos de este pedido te pido un recibo listo para imprimir. Incluye: número de pedido, fecha, líneas con cantidad y precio, descuentos, dirección de entrega, total y el total escrito en letras. No inventes ningún dato: si falta alguno, escribe "pendiente" en su lugar. Datos del pedido: [pega aquí el pedido]. Has terminado cuando el recibo esté completo y el total coincida con la suma de las líneas.

Consejos

• Haz que un aviso repetido no genere un segundo recibo.
• Marca como enviado después de mandar el correo, no antes, por si el envío falla.
• Pregunta a tu asesor cuánto tiempo debes guardar los recibos.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• @__945f32fac en DEV ↗

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