Convertir correos nuevos de Gmail en contactos de un CRM en Notion

A quién le sirve. Autónomos y pequeños negocios que reciben consultas de posibles clientes por correo y las apuntan a mano en una hoja o en un CRM.

Qué hicieron

Simone Smerilli creó un agente de Zapier con un comportamiento que se dispara con el evento «correo nuevo» de Gmail. Sus instrucciones le dicen que juzgue si cada correo es un posible cliente, que investigue al remitente en internet (empresa, web, LinkedIn, curiosidades) y, si lo es, añada un elemento a una base de datos de Notion con la dirección del hilo en Notas. Asignó las propiedades de Notion, probó y fue afinando la instrucción.

Cómo salió

Una vez activado, se ejecuta solo con cada correo nuevo, como un Zap normal. La fuente no da cifras de acierto ni de tiempo ahorrado, y Smerilli advierte que el caso puede servir o no a tu negocio.

Conviene saber

Cada ejecución gasta unas 4 actividades de Zapier Agents, que es como se cobra el uso. Un Zap normal da resultados más predecibles, mientras que un agente exige afinar bien la instrucción.

Qué necesitas

• Una cuenta de Zapier con acceso a Zapier Agents
• Gmail, con permiso para que Zapier lea tus correos nuevos
• Una base de datos de Notion que haga de CRM (la lista de tus contactos), con propiedades como nombre, empresa, petición y urgencia
• Una descripción clara de qué es un posible cliente para tu negocio, con ejemplos

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. En Notion, crea la base de datos del CRM con una propiedad para cada dato: nombre, empresa, qué pide, urgencia, web y notas.
2. En Zapier, crea un agente nuevo y elige como disparador «correo nuevo» de Gmail.
3. Escribe las instrucciones: que juzgue si el correo viene de un posible cliente, que investigue al remitente en internet (empresa, web, LinkedIn) y que, si lo es, cree un elemento en Notion con el enlace al hilo en Notas.
4. Conecta Gmail y Notion al agente y asigna cada dato a su propiedad de Notion.
5. Pruébalo con correos reales de varios tipos: un cliente, un correo comercial no deseado y un aviso automático.
6. Afina las instrucciones con lo que veas, añadiendo ejemplos de lo que sí es un cliente y de lo que no.
7. Actívalo y revisa tu CRM los primeros días para cazar fallos.

Te voy a pasar el texto de un correo recibido: [correo]. Decide si viene de un posible cliente para [mi negocio y servicio]. Si lo es, dime nombre, empresa, qué pide y qué urgencia tiene, y busca información pública de esa empresa. Si no lo es, explica en una línea por qué no. Habrás terminado cuando la ficha del contacto esté completa o descartada con motivo. No respondas al correo ni lo muevas de sitio.

Consejos

• Cuanto más concretas sean las instrucciones, menos falsos clientes se colarán. Añade ejemplos reales de correos que descartarías.
• Cada ejecución gasta varias actividades de tu plan de Zapier Agents. Si puedes, limita los correos que activan el agente, por ejemplo solo los que llegan a tu dirección de contacto.
• Dale solo los permisos que necesita: leer correos y escribir en Notion.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• simonesmerilli.com ↗

En el directorio desde el 3 de octubre de 2026.