¿CON QUÉ IA?
Lo contó A quién le sirve. Directivos, asistentes y negocios que reciben muchas confirmaciones de viajes y reservas por correo y las apuntan a mano en el calendario.
Qué hicieron
El flujo vigila Gmail y actúa sobre los correos que una persona etiqueta como «Events». Extrae fecha, hora, lugar, número de confirmación, proveedor y notas del texto del correo y de los PDF adjuntos. El cuerpo del correo se convierte primero en PDF, ambas fuentes se analizan a la vez y se combinan dando prioridad a los datos del adjunto. Luego crea un evento en un Google Calendar aparte, con un enlace al correo, o marca el mensaje para revisión y avisa de qué campos faltan.
Cómo salió
Se hizo para un director general con el buzón lleno de confirmaciones de viajes y reservas, y el resultado es que los eventos se crean solos en un calendario llamado «Auto-imported» en vez de teclearse a mano. El autor reconoce que aún no tiene un paso específico para confirmaciones con varios eventos en un mismo mensaje.
Conviene saber
Una persona tiene que etiquetar el correo como «Events» para que el flujo se ponga en marcha.
Qué necesitas
- Una cuenta de n8n, en su nube o instalada por ti
- Gmail, con una etiqueta (por ejemplo «Events») para marcar los correos que quieres procesar
- Un Google Calendar aparte para los eventos automáticos
- Una clave de API de un modelo de IA
Cómo hacerlo tú, paso a paso
- En Gmail, crea la etiqueta «Events». En Google Calendar, crea un calendario aparte, por ejemplo «Auto-imported», para que los eventos automáticos no se mezclen con los tuyos.
- En n8n, crea un flujo que se active cuando un correo recibe esa etiqueta.
- Extrae el texto del cuerpo del correo y el de los PDF adjuntos, si los hay.
- Pasa esos textos a la IA con el prompt de la ficha: fecha, hora, lugar, número de confirmación, proveedor y notas. Si los dos textos no coinciden, da prioridad al adjunto.
- Si tienes los datos esenciales, crea el evento en el calendario aparte, con un enlace al correo original.
- Si falta algún dato, no crees nada: marca el correo para revisarlo y avísate con la lista de lo que falta.
- Prueba con confirmaciones reales de vuelos, hoteles y restaurantes antes de dejarlo funcionando.
Te paso el texto de un correo de confirmación de reserva: [texto del correo]. Extrae la fecha, la hora, el lugar, el número de confirmación, el proveedor y las notas importantes. Devuélvelo en una lista con esos seis campos y, si falta alguno, escribe «falta» en vez de suponerlo. Si el correo contiene más de un evento, sepáralos. Habrás terminado cuando cada evento tenga sus seis campos revisados. No crees ningún evento en el calendario: solo prepara los datos.
Consejos
- Revisa con ojo las horas de los viajes: los cambios de huso horario son un error típico.
- Empieza con el calendario aparte. Si algo sale mal, borras ese calendario y tu agenda real sigue intacta.
- Los correos con varias reservas son los más difíciles. Revisa a mano los primeros hasta saber cómo los trata tu flujo.
Preguntas frecuentes
¿El flujo puede leer todo mi correo?
Solo procesa los correos con la etiqueta, pero la conexión con Gmail suele pedir permisos amplios sobre el buzón. Conéctalo con tu propia cuenta de Google y revisa qué permisos concedes.
¿Puedo evitar etiquetar los correos a mano?
Sí: un filtro de Gmail puede poner la etiqueta solo a los correos de ciertos remitentes, como tu aerolínea o tu plataforma de reservas. Empieza con pocos para ver cómo se comporta.
Fuentes
En el directorio desde el 12 de octubre de 2026.
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