Revisar facturas de proveedores en busca de duplicados e IVA que falta

A quién le sirve. Pequeñas empresas y gestorías que reciben muchas facturas de proveedores y quieren que alguien marque duplicados, importes raros o falta de impuestos, antes de pagarlas.

Qué hicieron

Las facturas de proveedores llegan a una bandeja compartida, una herramienta de cuentas por pagar recoge los datos y un agente compara cada una con movimientos anteriores para detectar duplicados, importes erróneos y GST (el impuesto sobre bienes y servicios de Australia) que falta. El autor conectó el proceso con nexos.ai, dice que montar el agente de revisión de anomalías le llevó unos 20 minutos y sigue haciendo a mano la revisión y la aprobación finales.

Cómo salió

Dice que ahorra una cantidad sorprendente de tiempo cada mes y que ahora genera un resumen semanal, con lo que pasa de introducir datos a revisar. También dice que no confiaría en la IA para aprobar pagos, presentar declaraciones de impuestos o enviar la BAS sin comprobarlo antes.

Conviene saber

El inconveniente práctico más claro es la firma humana: incluso tras unos 20 minutos de preparación, sigue revisando y aprobando las facturas él mismo.

Qué necesitas

• Una bandeja de correo compartida donde lleguen las facturas de proveedores
• Una herramienta de cuentas por pagar o de contabilidad que recoja los datos de cada factura
• Una plataforma donde crear el agente de revisión (en el caso, nexos.ai)
• Facturas y pedidos de compra anteriores, para que el agente compare
• Un canal donde recibir la lista de revisión, como una hoja o Slack

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Haz que las facturas de proveedores lleguen a una bandeja compartida y que tu herramienta de cuentas por pagar recoja sus datos.
2. Crea un agente que compare cada factura con los movimientos anteriores y con el pedido de compra que corresponda.
3. Pídele que marque las facturas duplicadas, los importes que difieran del pedido y las que no tengan número o cobro de IVA (en el caso, el GST de Australia).
4. Haz que te entregue una lista de revisión, o un resumen semanal, en una hoja o en Slack.
5. Prueba con un lote de facturas que incluya algún duplicado a propósito y comprueba que se marcan.
6. Revisa y aprueba tú los pagos.

Crea un flujo en el que las facturas que lleguen a [bandeja compartida] tengan sus datos extraídos y se comparen con movimientos anteriores de [hoja de cálculo o herramienta de contabilidad]. Marca duplicados, importes que difieran del pedido de compra correspondiente y facturas sin número o cobro de [GST o IVA]. Entrega una lista de revisión en [hoja o Slack]. Habrás terminado cuando un lote de prueba se marque correctamente. No apruebes ni pagues nada automáticamente.

Consejos

• No dejes que el agente apruebe ni pague nada. El autor tampoco confiaría en la IA para eso ni para presentar impuestos sin comprobarlo.
• Prueba con un lote de errores conocidos para saber si el agente los pilla.
• La revisión humana sigue siendo necesaria. Lo que ganas es pasar de introducir datos a revisar.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• r/ukaccounting en Reddit ↗

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