Generar facturas en PDF y enviarlas tras tu aprobación

A quién le sirve. Autónomos y pequeñas empresas que facturan con frecuencia a los mismos clientes y quieren generar cada factura con una sola orden, revisándola antes de que salga.

Qué hicieron

El usuario da una orden como «factúrales tantos dólares por (trabajo realizado, gastos a reembolsar, etc.)». El agente genera por su cuenta la factura en PDF y se la manda por correo al usuario. Cuando este responde que sí o con correcciones, el agente envía la versión final al destinatario, que ya conoce.

Qué necesitas

• Un asistente de IA que pueda generar un PDF y enviar correo desde tu cuenta. En el caso, una skill propia.
• Una plantilla de factura que cumpla los requisitos legales de tu país, revisada por tu gestor.
• Tus datos fiscales y de cobro.
• Los datos de tus clientes habituales: nombre, dirección y correo.
• Una forma de llevar la numeración de las facturas.

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Con tu gestor, define la plantilla de factura: tus datos fiscales, la numeración y cómo se calculan los impuestos.
2. Guarda los datos de tus clientes habituales donde el asistente pueda leerlos.
3. Configura el asistente para que, cuando le escribas una orden como «factura a este cliente tanto por este trabajo», genere el PDF con tu plantilla.
4. Haz que te lo envíe primero solo a ti por correo y que espere, sin que llegue al cliente todavía. Al principio, prueba con una factura de ejemplo.
5. Revisa el PDF. Si hay errores, responde con las correcciones y pide una versión revisada.
6. Cuando respondas que sí, haz que lo envíe al correo del cliente.

Crea un asistente que, cuando le escriba sobre [trabajo realizado o gastos a reembolsar] para [cliente o empresa], genere una factura en PDF con mis datos [nombre, dirección, datos de cobro] y estos importes [conceptos y tarifas]. Envíame primero el PDF por correo y espera. Solo lo enviarás a [correo del cliente] cuando yo responda que sí; si respondo con correcciones, aplícalas y mándame una versión revisada antes de que salga nada. Habrás terminado cuando una factura de prueba me llegue a mí.

Consejos

• Controla la numeración tú o llévala en una hoja. Las facturas deben tener numeración única y ordenada.
• Una factura enviada tiene efectos fiscales. Revisa importes, impuestos y datos del cliente antes de decir que sí.
• Guarda una copia de cada factura enviada.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• @maietta en X ↗

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