Cuadrar pedidos y preparar facturas cada noche con ChatGPT

A quién le sirve. Pequeños negocios con tienda online o ventas por pedido que pierden tiempo cada día pasando pedidos a facturas y a una hoja de control.

Qué hicieron

ChatGPT ejecuta cada noche tareas programadas: recoge los pedidos completados, los compara con lo anotado en el CRM (el programa de clientes), crea borradores de factura en el sistema de contabilidad y apunta nombre e importe de cada venta en Google Sheets. Otras tareas archivan en el CRM los acuerdos de confidencialidad que llegan por correo y gestionan los requisitos de seguros de los contratos. Para el material, usó la cuenta bancaria y el sistema de RR. HH. ya abiertos para pedir dos MacBook a Apple y preparar la caja de devolución. La persona revisaba los borradores de factura.

Cómo salió

Según quien lo cuenta, las automatizaciones hacen el trabajo de tres personas en menos tiempo, incluido escribir 1.400 líneas de código para calcular comisiones. Hay unas 20 tareas así activas.

Conviene saber

Tuvo que recordarle a la IA que guardara los recibos después de la compra de los portátiles. Darle acceso a la cuenta del banco es delicado: revisa las facturas y las compras antes de que se envíen.

Qué necesitas

• ChatGPT con un plan de pago que incluya tareas programadas (comprueba que el tuyo las tiene)
• Una lista de pedidos completados: el export de tu tienda, una hoja de cálculo o el programa que uses
• Tu lista de clientes, ya sea un CRM (el programa donde guardas a tus clientes) o una hoja
• Un programa de facturación que permita crear borradores, o una plantilla de factura
• Una hoja de Google Sheets donde apuntar cada venta

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Elige una sola tarea para empezar: revisar los pedidos del día y preparar los borradores de factura. Lo demás, más adelante.
2. Aclara de dónde salen los datos: dónde están los pedidos completados, dónde está tu lista de clientes y qué columnas quieres en la hoja de ventas.
3. Prueba el prompt de la ficha a mano con los pedidos de un día real. Ajusta el texto hasta que los borradores y la lista de dudas salgan como tú los harías.
4. Conecta a ChatGPT lo que necesite leer y escribir: tu hoja de Google Sheets y, si puedes, tu programa de facturas o tu CRM, con los conectores que ofrezca tu plan.
5. Programa la tarea para que se repita cada noche con la función de tareas programadas de ChatGPT.
6. Cada mañana, revisa los borradores y la lista de dudas antes de enviar nada. Compara el número de pedidos con el de borradores.
7. Cuando pasen unos días sin sorpresas, añade otra tarea, por ejemplo archivar en tu CRM los acuerdos de confidencialidad que lleguen por correo.

Cada noche, revisa los pedidos completados de [origen de los pedidos, por ejemplo el export de mi tienda o una lista pegada], compáralos con [CRM o lista de clientes] y señala los que no coincidan. Prepara un borrador de factura por cada pedido que cuadre y añade una fila por venta en [tabla de hoja de cálculo con estas columnas]. Enséñame las facturas y los casos señalados. No envíes ninguna factura ni hagas ninguna compra hasta que yo lo apruebe. Habrás terminado cuando yo tenga los borradores y la lista de dudas.

Consejos

• Pide siempre borradores y nunca envíos. La factura sale cuando tú la has revisado.
• Di en la tarea qué debe guardar y dónde, por ejemplo los justificantes de pago. El autor tuvo que recordárselo a la IA.
• No des acceso a tu banco ni a tus tarjetas para empezar. Las compras y los pagos hazlos tú.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• @SunnyvaleSBay en X ↗

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