Convertir recibos en un CSV para la contabilidad

A quién le sirve. Autónomos y pequeñas empresas que acumulan tickets de papel y quieren pasarlos a una tabla para la contabilidad.

Qué hicieron

El autor creó un GPT personalizado que lee imágenes de recibos y devuelve un CSV (una tabla en texto plano) que se puede pegar en un programa de contabilidad. En el ejemplo procesó recibos de Yummy Kitchen, Farm Boy y Costco, los transcribió y los resumió en campos contables. Saca sobre todo el neto, el impuesto y el total, y agrupa las líneas en categorías amplias como productos o comestibles. Una persona debe revisar el resultado.

Cómo salió

Parece útil para introducir datos rápido, y un comentarista calculó que este tipo de flujo podría acertar en torno al 90 % con revisión humana. El autor añade que GPT comete errores raros, sobre todo en fechas y números de recibos arrugados o curvados, así que no hay que fiarse a ciegas.

Conviene saber

El problema principal es la exactitud: el autor dijo que su producto real necesitó una capa de IA aparte para interpretar los resultados y otra para comprobar que los valores extraídos aparecen de verdad en el documento.

Qué necesitas

• Una cuenta de ChatGPT (para crear un GPT propio, comprueba si tu plan lo permite)
• Fotos nítidas de los recibos, planos y con buena luz
• Tu lista de categorías contables
• El formato de importación de tu programa de contabilidad, o una hoja de cálculo donde pegar el CSV

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Haz una foto a cada recibo sobre una superficie plana y con buena luz, sin sombras ni arrugas.
2. Crea un GPT personalizado en ChatGPT y pega como instrucciones el prompt de la ficha, con tus categorías. Si tu plan no deja crear GPTs, pega el prompt al empezar cada conversación.
3. Sube las fotos de varios recibos y pide el CSV, que es una tabla en texto plano con una fila por recibo.
4. Mira la columna de dudas y corrige los datos mal leídos, sobre todo fechas y números.
5. Comprueba que en cada fila neto más impuesto suma el total. Revisa a mano las filas que no cuadren.
6. Pega el CSV en tu programa de contabilidad o en una hoja de cálculo.
7. Guarda las fotos originales como justificante.

Te paso fotos de recibos: [fotos]. Para cada uno, extrae la fecha, el establecimiento, el importe neto, el impuesto y el total, y asígnale una categoría entre estas: [categorías]. Devuélvelo como un CSV con una fila por recibo. Si un dato no se lee bien, déjalo vacío y márcalo en una columna de «dudas». Habrás terminado cuando todos los recibos tengan su fila. Comprueba que neto más impuesto suma el total y avísame de los que no cuadren.

Consejos

• Haz las pruebas con pocos recibos hasta que los datos salgan bien. Luego sube lotes más grandes.
• Cierra la lista de categorías en las instrucciones, para que no invente categorías nuevas cada vez.
• Los recibos arrugados o curvados son los que peor se leen: alísalos antes de fotografiarlos.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• r/ChatGPT en Reddit ↗

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