Sacar tareas pendientes de Teams y agendar una reunión

A quién le sirve. Profesionales que reciben muchos mensajes en Teams, a veces de varias organizaciones, y pierden peticiones y tareas por el camino.

Qué hicieron

Robbert dio a Scout, el agente personal de escritorio de Microsoft, una sola instrucción: resumir conversaciones de Teams de varias organizaciones, listar las tareas pendientes y ocuparse de una petición de reunión escondida en un hilo. Scout leyó los mensajes y comprobó la disponibilidad en el calendario de ambas partes. Después agendó la cita y envió una confirmación por Teams.

Cómo salió

La fuente dice que no hicieron falta pasos manuales tras la instrucción inicial. No da tiempos ni recuentos de este caso.

Conviene saber

Por defecto, Scout pide confirmación antes de acciones importantes. La aplicación de escritorio está en la versión 0.22 y las automatizaciones se detienen cuando el equipo se suspende.

Qué necesitas

• Microsoft Scout, el agente de escritorio de Microsoft (en el momento del artículo era una versión muy temprana)
• Tus cuentas de Teams y de calendario, y las de otras organizaciones si trabajas en varias
• La lista de canales o conversaciones que quieres revisar y el periodo de tiempo
• El permiso de tu empresa para usar el agente con datos de trabajo

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Instala Scout y conecta tus cuentas de Teams y de calendario, también las de otras organizaciones si trabajas en varias.
2. Comprueba con tu equipo de sistemas que se puede usar Scout con datos de trabajo.
3. Pega el prompt de la ficha con los canales y el periodo.
4. Lee la lista de tareas pendientes, con quién las pidió y cuándo. Corrige o descarta las que no sean tuyas.
5. Mira la invitación que propone para la reunión enterrada en un hilo: hora, asistentes y tema.
6. Aprueba la invitación o pide otro hueco. Deja activada la confirmación antes de las acciones importantes.
7. Si lo repites cada semana, programa la tarea.

Revisa mis conversaciones de Teams en [canales u organizaciones] de los últimos [periodo de tiempo] y lista las tareas pendientes que me han asignado, con quién las pidió y cuándo. Busca cualquier petición enterrada de reunión con [persona o tema], mira nuestros dos calendarios para encontrar un buen hueco y enséñame la invitación propuesta. Habrás terminado cuando tengas la lista y la invitación preparadas. Espera mi visto bueno antes de enviar la invitación o la confirmación.

Consejos

• No quites la confirmación antes de enviar invitaciones o mensajes. Una invitación enviada por error aparece en el calendario de otros.
• Empieza con un canal o un periodo corto y amplía cuando veas que acierta.
• Revisa la zona horaria cuando invites a personas de otros países.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• copilotatwork en Substack ↗

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