¿CON QUÉ IA?
Lo contó A quién le sirve. Pequeños negocios que cada trimestre tienen que casar muchas facturas de proveedores con los movimientos del banco en un programa de contabilidad como Xero.
Qué hicieron
Usaron la herramienta Agent de ChatGPT para la conciliación trimestral de Xero (el programa de contabilidad), no para presentar los impuestos de principio a fin. Le dieron una guía general de qué tipo de movimiento va a qué cuenta. El agente entraba en los servicios, leía los PDF de las facturas, cruzaba empresa y fecha, elegía el contacto y la cuenta y dejaba preparadas las aprobaciones. La persona miraba y revisaba el trabajo y a veces subía ella las facturas.
Cómo salió
Tras unas tres horas, según cuenta, ya había avanzado muchísimo y cometía muy pocos errores. No pudo entrar en algunas webs que bloquean a OpenAI y Gmail no le importaba los adjuntos, así que parte del copiado siguió siendo manual.
Conviene saber
Gmail no importaba los adjuntos, por lo que a veces hubo que soltar a mano 20 PDF en lugar de dejar que el agente los buscara.
Qué necesitas
- ChatGPT con el modo agente, que hace tareas en un navegador por ti (necesita un plan de pago)
- Un programa de contabilidad en la nube, como Xero, con los movimientos del banco ya cargados
- Una guía escrita de qué tipo de movimiento va a qué cuenta contable, por ejemplo programas informáticos a «Suscripciones»
- Las facturas en PDF, en una carpeta o en las cuentas de tus proveedores
- Tiempo para revisar lo que el agente deja preparado
Cómo hacerlo tú, paso a paso
- Escribe tu guía de cuentas: una lista corta de qué proveedores o tipos de gasto van a qué cuenta contable y cómo se llama cada contacto en tu programa.
- Descarga a una carpeta las facturas que puedas. Si el agente no consigue importar los adjuntos de tu correo, bájalos tú.
- Abre ChatGPT, activa el modo agente y pega el prompt de la ficha con el año fiscal y tu guía.
- Cuando el agente llegue a un inicio de sesión, entra tú. No escribas contraseñas en el chat.
- Pídele que por cada factura deje preparados contacto, cuenta e importe, y que no apruebe nada.
- Revisa la tabla que te devuelve (fecha, proveedor, importe y motivo) y aprueba tú en el programa de contabilidad, una a una o por lotes.
- Apunta las webs que bloquean al agente y las facturas que tuviste que subir a mano, para tenerlo en cuenta el próximo trimestre.
Revisa las facturas de [carpeta o cuenta] de [año fiscal] y elige las que cuentan como [gastos deducibles o ingresos del negocio] para mis impuestos. Dame una tabla con fecha, proveedor, importe y el motivo por el que incluyes o excluyes cada una, y el total. Habrás terminado cuando la tabla esté lista para que la revise. No envíes nada a ninguna web de impuestos ni a ninguna administración.
Consejos
- Empieza con pocas facturas para ver cómo decide antes de darle el trimestre entero.
- Úsalo para conciliar, no para presentar impuestos. La presentación sigue siendo cosa tuya o de tu gestor.
- Cuenta con que parte del trabajo seguirá siendo manual: algunas webs no dejan entrar a los agentes de OpenAI.
Preguntas frecuentes
¿Es seguro dejarle entrar en mis cuentas?
Entra tú cuando pida iniciar sesión, no pegues contraseñas en el chat y cierra las sesiones al terminar. Revisa siempre lo que prepara antes de aprobar nada.
¿Y si se equivoca de cuenta o de proveedor?
Por eso existen la guía de cuentas y la revisión final. Si repite un error, añade esa regla a la guía y vuelve a probar.
Fuentes
En el directorio desde el 10 de octubre de 2026.
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