# Extraer datos de facturas y archivarlos en una hoja de contabilidad

> Un flujo de n8n propio extrae con OpenAI los datos de facturas y tickets subidos y, tras revisarlos, archiva el original y anota los datos en una hoja anual.

- **Tipo:** Caso de uso
- **Tema:** Facturas y finanzas
- **Herramientas:** n8n
- **Dificultad:** avanzada
- **Origen:** [Fabiano225/ai-invoice-automation en GitHub](https://github.com/Fabiano225/ai-invoice-automation)
- **En el directorio desde:** 3 de octubre de 2026
- **URL:** https://conqueia.com/caso/extraer-datos-de-facturas-y-archivarlos-en-una-hoja-de-contabilidad

## A quién le sirve

Autónomos y pequeñas empresas que reciben facturas y tickets en PDF o en foto y quieren archivarlos en su sitio y anotar los datos en una hoja sin teclearlos.

## Qué hicieron

Los usuarios suben una imagen o un PDF desde una página web a un webhook de n8n (un aviso automático entre programas), que busca al usuario por su clave en Google Sheets. Las imágenes van a la visión de OpenAI. De los PDF se extrae primero el texto y luego se analiza. El modelo devuelve datos ordenados (fecha, comercio, importe bruto, tipo de IVA, categoría) para que el usuario los revise y edite. Al guardar, el archivo va a una carpeta de Drive por usuario y mes, y los datos se añaden a una hoja anual.

## Cómo salió

La fuente no da cifras de acierto ni de tiempo ahorrado. Describe un prototipo que funciona, con un vídeo de demostración. El repositorio público tiene exportaciones limpias que no funcionarán hasta que configures tus propias credenciales e identificadores.

## Conviene saber

Necesitas tus propias credenciales de OpenAI, Google Drive y Sheets, una hoja de usuarios, una carpeta base de Drive y un dominio para el webhook de n8n. La búsqueda por clave es un sustituto de prototipo para una autenticación real.

## Qué necesitas

- n8n instalado en un servidor propio, con una dirección web pública para recibir los archivos
- Credenciales de OpenAI, Google Drive y Google Sheets
- Una hoja de Google de usuarios, otra de contabilidad anual y una carpeta base en Drive
- Una página web sencilla o un formulario para subir las facturas
- El repositorio público del autor como base, que necesita tus propios identificadores

## Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Prepara la hoja de usuarios, la hoja de contabilidad del año y la carpeta base en Drive.
2. Instala n8n en un sitio que pueda recibir avisos desde internet y crea las credenciales de OpenAI, Drive y Sheets.
3. Importa el flujo del repositorio del autor y sustituye sus identificadores por los tuyos.
4. Prepara la página de subida y apunta su formulario al webhook del flujo, que es la dirección que recibe los archivos.
5. Sube una factura de ejemplo en PDF y una foto de un ticket y comprueba que el flujo extrae fecha, comercio, importe, IVA y categoría.
6. Revisa y corrige los datos en pantalla y guarda solo cuando sean correctos: el archivo debe ir a la carpeta del mes y los datos a la hoja anual.
7. Antes de usarlo con clientes o con más personas, cambia la clave sencilla por un inicio de sesión de verdad.

## Pruébalo con n8n

```
Monta un flujo de n8n alojado por mí en el que yo suba tickets o facturas a [carpeta o formulario] y OpenAI extraiga proveedor, fecha, totales, impuesto y número de factura. Enséñame los datos extraídos para que los revise y, cuando los apruebe, archiva el original en [carpeta de Drive] y añade una fila a mi hoja de contabilidad de [año]. Habrás terminado cuando una factura de ejemplo recorra todo el flujo. No archives ni escribas nada hasta que yo lo apruebe.
```

## Consejos

- No archives nada hasta aprobar los datos, para que un error de lectura no acabe en tu contabilidad.
- Trátalo como un prototipo: la búsqueda por clave del caso no es una autenticación real.
- Haz una copia de la hoja de contabilidad antes de empezar.

## Preguntas frecuentes

### ¿Necesito saber programar?

Para importar y adaptar el flujo hace falta soltura técnica, aunque no tanto programar. Si no la tienes, pide ayuda para el montaje y úsalo tú después.

### ¿Cuánto me costará usar OpenAI para esto?

Depende del número de facturas y del modelo. Haz una prueba con unas pocas y mira el consumo antes de abrirlo a todo el archivo.

## Fuentes

- [Fabiano225/ai-invoice-automation en GitHub](https://github.com/Fabiano225/ai-invoice-automation)
- [n8n](https://n8n.io/workflows/categories/invoice-processing/)
- [atman7l en Medium](https://atman7l.medium.com/i-automated-invoice-processing-with-n8n-heres-the-full-build-every-obstacle-and-why-most-6ae50cf6819c)

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Fuente: conqueia.com/caso/extraer-datos-de-facturas-y-archivarlos-en-una-hoja-de-contabilidad