# Enviar recordatorios de facturas vencidas con el tono adecuado

> Un agente de n8n mira el estado de pago de los clientes, localiza facturas vencidas, elige tono amable o firme según los días y envía el aviso.

- **Tipo:** Caso de uso
- **Tema:** Facturas y finanzas
- **Herramientas:** n8n
- **Dificultad:** media
- **Origen:** [@canankorkut en DEV](https://dev.to/canankorkut/build-your-first-ai-agent-with-n8n-32pf)
- **En el directorio desde:** 3 de octubre de 2026
- **URL:** https://conqueia.com/caso/enviar-recordatorios-de-facturas-vencidas-con-el-tono-adecuado

## A quién le sirve

Pequeñas empresas y autónomos que reclaman las facturas vencidas a mano y quieren que los recordatorios salgan a tiempo y con el tono adecuado.

## Qué hicieron

El autor ejecutó n8n en local con Docker y montó un agente de IA activado por chat que usa Gemini (gemini-2.0-flash-lite) con memoria sencilla. Tiene dos herramientas: leer una tabla de datos con las facturas y enviar correos con Gmail SMTP. El prompt le indica que filtre las filas vencidas, con saldo positivo y en estado Pendiente, que se salte las ya marcadas como Recordadas y que suavice o endurezca el tono según los días de retraso.

## Cómo salió

La fuente describe el flujo terminado, que se lanza con una orden en el chat y devuelve un resumen en JSON de los correos enviados. No da resultados de pruebas, cifras ni ejemplos de salida.

## Conviene saber

Enviar con Gmail necesita una contraseña de aplicación, y el agente filtra él mismo las filas tras leer la tabla entera. La fuente no menciona que cambie el estado a Recordada tras enviar.

## Qué necesitas

- n8n, en la nube o instalado por ti; el autor lo ejecutó en su ordenador con Docker, un programa que ejecuta aplicaciones en cajas aisladas.
- Una tabla con tus facturas: cliente, correo, importe, vencimiento, saldo y estado.
- Una cuenta de Gmail con contraseña de aplicación para enviar los correos.
- Un modelo de IA conectado a n8n; el autor usó Gemini.
- Un rato antes de cada envío para aprobar la lista y los borradores.

## Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Prepara una tabla con tus facturas: cliente, correo, importe, fecha de vencimiento, saldo y estado, por ejemplo Pendiente o Recordada.
2. Instala n8n o abre una cuenta en su versión en la nube.
3. Crea un agente de IA que tenga dos herramientas: leer la tabla de facturas y enviar correos con Gmail.
4. Crea en tu cuenta de Google una contraseña de aplicación y úsala en n8n para enviar los correos.
5. Pega el prompt de esta ficha: que localice las facturas vencidas con saldo pendiente, se salte las ya recordadas y use un tono amable o firme según los días de retraso.
6. Antes de enviar, haz que te enseñe la lista de destinatarios y los borradores, y apruébalos tú.
7. Después de cada envío, haz que cambie el estado de la factura a Recordada para no repetirlo.

## Pruébalo con n8n

```
Monta un flujo en n8n que se ejecute cada [día o semana], lea las facturas de [herramienta de contabilidad u hoja de cálculo] y localice las vencidas. Para cada una, redacta un correo de recordatorio amable si lleva menos de [número] días de retraso y más firme a partir de ahí, y salta a los clientes que ya recibieron un aviso en los últimos [número] días. Anota cada recordatorio en [hoja o base de datos]. Antes de enviar ningún correo, enséñame la lista de destinatarios y el texto de los borradores para que los apruebe.
```

## Consejos

- Marca la factura como Recordada tras enviar el aviso. La fuente no lo menciona y es lo que evita mensajes duplicados.
- Comprueba tu tabla antes de enviar: un recordatorio a un cliente que ya pagó da mala imagen.
- Reserva el tono firme para retrasos largos, y empieza siempre con uno amable.

## Preguntas frecuentes

### ¿Qué es una contraseña de aplicación?

Es una clave especial que Google genera para que un programa envíe correos desde tu cuenta sin conocer tu contraseña real. Se crea en la seguridad de tu cuenta de Google y requiere tener activada la verificación en dos pasos.

### ¿Puede enviar el aviso a un cliente que ya pagó?

Puede, si tu tabla no está al día. Por eso conviene que filtre solo facturas con saldo pendiente y que tú apruebes la lista antes de cada envío.

## Fuentes

- [@canankorkut en DEV](https://dev.to/canankorkut/build-your-first-ai-agent-with-n8n-32pf)

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Fuente: conqueia.com/caso/enviar-recordatorios-de-facturas-vencidas-con-el-tono-adecuado