# Convertir llamadas de reservas en citas del calendario

> Un flujo de n8n toma la transcripción de una llamada de Vapi, extrae los datos de la reserva, crea el evento y manda las confirmaciones.

- **Tipo:** Caso de uso
- **Tema:** Atención al cliente
- **Herramientas:** n8n
- **Dificultad:** avanzada
- **Origen:** [clixlogix.com](https://www.clixlogix.com/n8n-ai-receptionist-24-7-booking-agent/)
- **En el directorio desde:** 3 de octubre de 2026
- **URL:** https://conqueia.com/caso/convertir-llamadas-de-reservas-en-citas-del-calendario

## A quién le sirve

Restaurantes, clínicas, peluquerías y otros negocios que reciben reservas por teléfono y pierden llamadas cuando nadie lo coge.

## Qué hicieron

Cuando Vapi termina una llamada, envía la transcripción a un webhook de n8n (un aviso automático entre programas) y un filtro deja pasar solo las llamadas terminadas. Un modelo Llama alojado en Groq convierte la transcripción en datos fijos: nombre, teléfono, correo, comensales, fecha, hora y peticiones, más un borrador de correo de confirmación. Después n8n crea el evento en Google Calendar, lo anota en Sheets y Supabase, y envía la confirmación por Gmail y por SMS con Twilio.

## Cómo salió

Los autores no dan número de reservas ni resultados de pruebas. Estiman el coste en unos 60 a 100 $ al mes y defienden que se paga solo si se recupera una reserva perdida a la semana. Señalan el riesgo de reservas duplicadas como asunto abierto.

## Conviene saber

Añade una comprobación de disponibilidad antes de crear el evento, o dos personas pueden quedarse con el mismo hueco. El coste ronda los 60 a 100 $ al mes, o entre 0,10 y 0,12 $ por minuto de llamada.

## Qué necesitas

- Una cuenta de Vapi, el servicio que crea asistentes de voz que atienden llamadas, con un número de teléfono para el asistente
- Una cuenta de n8n, en su nube o instalada por ti
- Una clave de API de un modelo de IA (el caso usó Llama alojado en Groq)
- Google Calendar y Gmail, y una hoja de Google Sheets para anotar las reservas
- Opcional: una cuenta de Twilio, si quieres mandar la confirmación por SMS

## Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. En Vapi, crea el asistente de voz y dile qué debe preguntar: nombre, teléfono, correo, número de personas, fecha, hora y peticiones especiales.
2. Dale un número de teléfono y llama tú varias veces para probarlo.
3. En n8n, crea un flujo que empiece con un webhook (un aviso automático entre programas) y configura Vapi para mandarle la transcripción cuando termine cada llamada.
4. Añade un filtro para que solo pasen las llamadas terminadas.
5. Pasa la transcripción a la IA con el prompt de la ficha para sacar los datos en campos fijos y redactar el correo de confirmación.
6. Antes de crear nada, comprueba en Google Calendar que el hueco está libre. Si no lo está, avisa a una persona en vez de crear la reserva.
7. Crea el evento, anota la reserva en la hoja y envía la confirmación por correo, y por SMS si quieres.

## Pruébalo con n8n

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Te paso la transcripción de una llamada de reserva: [transcripción]. Extrae el nombre, el teléfono, el correo, el número de personas, la fecha, la hora y las peticiones especiales. Si falta algún dato, escribe «falta» en lugar de suponerlo. Redacta también un correo corto de confirmación para el cliente. Habrás terminado cuando tengas los datos y el correo listos. Antes de dar la reserva por buena, comprueba en [calendario] que ese hueco está libre, y no envíes nada sin mi OK.
```

## Consejos

- Haz llamadas de prueba difíciles: nombres raros, fechas ambiguas como «el sábado que viene» y clientes que cambian de idea a mitad de llamada.
- Al principio, haz que las confirmaciones te lleguen a ti y no al cliente, hasta que confíes en los datos.
- Guarda siempre la transcripción junto a la reserva. Si hay un error, sabrás qué dijo el cliente.

## Preguntas frecuentes

### ¿Tengo que avisar al cliente de que habla con una IA?

Sí, conviene decirlo al empezar la llamada, y también que se graba. La grabación y la transcripción son datos personales, así que cuéntalo en tu política de privacidad.

### ¿Qué pasa si el asistente no entiende al cliente?

Configúralo para que, si no entiende o hay un error, pida un teléfono y avise a una persona. Pruébalo llamando a propósito con casos raros.

## Fuentes

- [clixlogix.com](https://www.clixlogix.com/n8n-ai-receptionist-24-7-booking-agent/)
- [n8n](https://n8n.io/workflows/7769-ai-powered-restaurant-booking-system-with-telegram-calendar-and-email-notifications/)

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Fuente: conqueia.com/caso/convertir-llamadas-de-reservas-en-citas-del-calendario