# Archivar las facturas del correo en Drive y en una hoja de cálculo

> Un dueño de negocio montó en n8n un flujo que guarda cada factura que llega al correo en su carpeta del mes y la apunta en una hoja.

- **Tipo:** Caso de uso
- **Tema:** Facturas y finanzas
- **Herramientas:** n8n, Claude, ChatGPT
- **Dificultad:** media
- **Origen:** [@frincuioana en DEV](https://dev.to/frincuioana/i-automated-my-invoice-admin-with-n8nand-you-can-copy-it-5349)
- **En el directorio desde:** 20 de octubre de 2026
- **URL:** https://conqueia.com/caso/archivar-facturas-del-correo-en-drive-y-hoja-de-calculo-con-n8n

## A quién le sirve

Autónomos y negocios pequeños que reciben las facturas por correo y se las piden cada mes en la gestoría.

## Qué hicieron

El autor, que lleva un negocio pequeño, creó un flujo en n8n (una herramienta que enlaza programas entre sí) que mira el correo cada 15 minutos. Si llega una factura, la guarda en PDF en Google Drive, en una carpeta de su año y mes. Si el correo solo trae un enlace, guarda esa página como PDF. Una IA (Claude o ChatGPT) lee la factura y saca proveedor, código de IVA, fecha, importe y moneda, y el flujo los apunta en la hoja del mes. Después marca el correo para no repetirlo.

## Cómo salió

A fin de mes no hay que recoger nada: comparte la carpeta con su gestor y la hoja ya está dentro. No da cifras de tiempo ahorrado.

## Conviene saber

Las facturas que piden usuario y contraseña siguen necesitando descarga a mano. Conviene comparar las primeras filas de la hoja con los PDF, por si la IA lee mal algún dato.

## Qué necesitas

- Una cuenta de n8n, en su nube o instalado por ti
- Gmail y Google Drive con permiso para que n8n los use
- Una hoja de Google Sheets para el registro
- Acceso a Claude o ChatGPT por API o por el nodo de IA de n8n

## Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Crea en Gmail una etiqueta para las facturas ya procesadas.
2. En n8n, crea un flujo que se active cada 15 minutos y busque correos de facturas sin esa etiqueta.
3. Si el correo trae un PDF, úsalo. Si solo trae un enlace, guarda la página como PDF.
4. Pide a la IA que lea la factura y devuelva proveedor, código de IVA, fecha, importe y moneda.
5. Guarda el PDF en Drive, en una carpeta por año y mes, y crea la carpeta si no existe.
6. Añade una fila con los cinco datos en la hoja del mes.
7. Pon la etiqueta al correo. Si no se pudo leer, déjalo anotado con el motivo.

## Pruébalo con n8n

```
Te voy a pasar el texto de una factura. Extrae estos cinco datos: proveedor, código de IVA o NIF del proveedor, fecha de la factura, importe total y moneda. Devuélvelos en este formato: proveedor | código | fecha (AAAA-MM-DD) | importe | moneda. Si un dato no aparece en la factura, deja ese hueco vacío y no lo inventes. Has terminado cuando devuelvas una sola línea con los cinco datos.
```

## Consejos

- Si la IA no encuentra un dato, que deje la celda vacía en vez de inventarlo.
- Revisa las primeras semanas las filas contra los PDF.
- Las facturas con login no se pueden bajar solas: apunta cuáles son y descárgalas tú.

## Preguntas frecuentes

### ¿Es seguro dar acceso a mi correo?

El flujo solo necesita leer facturas y poner etiquetas. Si lo instalas tú, los datos no pasan por terceros salvo por la IA que elijas.

### ¿Sirve para facturas en otro idioma?

Según el autor sí: la IA lee cada factura sin reglas por proveedor, aunque estén en idiomas distintos.

## Fuentes

- [@frincuioana en DEV](https://dev.to/frincuioana/i-automated-my-invoice-admin-with-n8nand-you-can-copy-it-5349)

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Fuente: conqueia.com/caso/archivar-facturas-del-correo-en-drive-y-hoja-de-calculo-con-n8n