Pasar citas escritas a mano al calendario y archivar PDFs

A quién le sirve. Personas con mucho papeleo que apuntan citas en papel y reciben PDF por correo, y también pequeños despachos o consultas que quieren archivarlos con orden.

Qué hicieron

En lugar de pagar una suscripción a un chat, esta persona se hizo un agente propio. Lee la foto de una cita escrita a mano y la añade al calendario, busca información en internet y localiza en el correo un PDF para guardarlo en su instalación local de paperless (un programa de archivo de documentos). Funciona con modelos baratos y rápidos que se pagan por uso.

Cómo salió

Dice que es fácil de montar y que esos modelos baratos bastan de sobra para tareas simples. Calcula unos 15 dólares al año en consumo, frente a 20 al mes de una suscripción. No da más resultados.

Conviene saber

El coste es una estimación suya y el comentario no explica cómo está hecho, así que tendrás que resolver tú las conexiones con cada herramienta.

Qué necesitas

• Una cuenta en n8n, una herramienta que conecta aplicaciones entre sí sin programar (Make hace algo parecido)
• Una clave de acceso (API) a un modelo de IA rápido y barato que sepa leer imágenes, de los que se pagan por uso
• Tu calendario, por ejemplo Google Calendar
• Un sitio donde archivar los PDF: paperless, si ya lo usas, o una carpeta en la nube
• Un bot de Telegram propio, para mandarle las fotos desde el móvil

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. El autor programó su propio agente. Para copiarlo sin programar, crea en n8n un flujo (una cadena de pasos automáticos) que empiece cuando tu bot de Telegram reciba una foto.
2. Añade un paso con un modelo de IA que lea la imagen y saque fecha, hora y lugar. Dile que avise cuando no esté seguro, en vez de inventar.
3. Haz que el bot te conteste con la cita que ha entendido, para que puedas corregirla antes de fiarte.
4. Conecta tu calendario y crea el evento con esos datos.
5. Para los PDF, monta otro flujo que vigile tu correo y recoja los que reenvíes a un buzón o con una etiqueta concreta.
6. Pide a la IA que ponga a cada PDF un título claro y unas etiquetas según lo que contiene, y guárdalo en paperless o en tu carpeta.
7. Prueba con pocas citas y pocos PDF antes de dejarlo funcionando solo.

Cuando te mande la foto de una cita escrita a mano, lee el texto y añádela a mi calendario [nombre del calendario] con fecha, hora y lugar. Cuando te reenvíe un PDF por correo, archívalo en [paperless o carpeta] con un título claro y etiquetas. Enséñame cada entrada del calendario y cada nombre de archivo antes de guardarlos. Habrás terminado cuando todo lo de la tanda de hoy esté archivado.

Consejos

• La letra a mano falla a veces. Revisa la fecha y la hora, sobre todo al principio.
• Pon un límite de gasto en el proveedor del modelo y mira el consumo las primeras semanas, por si algo se queda en bucle.
• No mandes documentos con datos muy sensibles hasta que sepas dónde se envían: el texto y las imágenes viajan al proveedor del modelo.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Hacker News ↗

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