Archivar los tickets de una carpeta con un bot

A quién le sirve. Autónomos y pequeños negocios con una carpeta de tickets sin ordenar que quieren archivarlos en su herramienta de gastos sin hacerlo uno a uno.

Qué hicieron

El usuario puso a Grok Bot a trabajar con una carpeta de tickets. El agente archivó 14 por su cuenta, retuvo 2 porque necesitaban un número de tarjeta y guardó un método de pago que encontró sin que el usuario lo escribiera.

Qué necesitas

• Una cuenta en Grok Bot, o un asistente que pueda trabajar sobre una carpeta de tu ordenador
• Una carpeta con los tickets, en foto o PDF
• Tu herramienta de gastos o una hoja de cálculo donde archivarlos
• Una regla clara sobre qué hacer con los tickets que pidan datos que el bot no tiene

Cómo hacerlo tú, paso a paso

1. Haz una copia de la carpeta con los tickets y trabaja con la copia.
2. Prepara dónde se archivarán: tu herramienta de gastos o una hoja con columnas de fecha, proveedor, importe y categoría.
3. Pega el prompt de la ficha con la ruta de la carpeta y la herramienta de destino.
4. Dile que, si un ticket pide un dato que no tiene, como un número de tarjeta, lo deje aparte y te lo liste.
5. Archiva tú esos tickets o dale los datos a mano. No dejes que el bot guarde datos de pago por su cuenta.
6. Revisa la lista de archivados contra la carpeta: ¿están todos?, ¿coinciden los importes?
7. Guarda los originales hasta que la contabilidad esté revisada.

Revisa los tickets de [ruta de la carpeta] y archiva cada uno en [herramienta de gastos u hoja de cálculo] con fecha, proveedor, importe y categoría. Si algún ticket necesita datos que no tienes, como un número de tarjeta, déjalo aparte y lístamelo. Habrás terminado cuando me enseñes la lista completa de lo archivado y lo retenido. No borres ningún original.

Consejos

• Dile expresamente que no guarde métodos de pago ni datos de tarjeta que encuentre. En el caso, el bot guardó uno sin que se lo pidieran.
• Prueba con una docena de tickets y mira qué hace con los dudosos.
• Prefiere un bot que retiene lo que no entiende a uno que se lo inventa.

Preguntas frecuentes

Fuentes

• @Argona0x en X ↗

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